Cambio de temporada, El tiempo no me da, Extras..., La situación me supera, Me voy a mudar. Socorro!!, No se qué ponerme, Situaciones inesperadas

¿Urgente o importante?

Ya hace unos días que hablamos de cómo organizarnos mejor, sobre todo en temas de trabajo.

Y algo que siempre os recomiendo y que funciona a la perfección son las listas.

Yo para todo siempre me hago listas: lista de la compra, lista de regalos de Navidad, lista de cosas para llevarme de vacaciones,…. Y la lista de la que quiero hablar hoy: lista de cosas que hacer.

Photo by Suzy Hazelwood from Pexels

Photo by Suzy Hazelwood from Pexels

Cuando empezamos a trabajar es importante saber qué hemos de hacer para evitar perder el tiempo yendo de un lado a otro o de un trabajo a otro, sin tener claro el objetivo.

Cada mañana, antes de empezar, siéntate en la mesa con un papel y un bolígrafo y escribe todo lo que tengas que hacer. De momento en cualquier orden, pero que este todo. Una vez hecha la lista, revísala y, ahora sí, ordena las tareas en función de la urgencia y la importancia de cada una.

Ah, que no sabes cuál es la diferencia entre urgente e importante? Ahora te cuento.

Los temas urgentes son los que tienen una fecha límite de entrega. Es decir: el que tengas que terminar para mañana es más urgente que el que tienes que tener hecho para pasado mañana. Además, también se deberá tener en cuenta la dificultad a la hora de realizarlo, pasando a ser más urgente el trabajo que necesite más tiempo de dedicación para terminarlo.

Photo by rawpixel.com from Pexels

Photo by rawpixel.com from Pexels

Por lo tanto, los trabajos urgentes los deberás ordenar en función de la proximidad a la fecha límite de entrega/realización.

¿Necesitas un poco más de ayuda para diferenciar entre varias tareas urgentes? Aquí tienes unos ejemplos:

  • Si dos trabajos tienen el mismo grado de dificultad, la que tenga una fecha límite más cercana será la más urgente. Si las dos tienen la misma fecha límite, la más larga de hacer será la más urgente.

  • Cuando se pospone la fecha límite de un trabajo, esta dejará de ser tan urgente.

Evidentemente, un trabajo sin fecha de entrega/finalización, nunca será urgente. Por eso es importante fijar fechas de finalización de todos los trabajos, por simples que sean, porque es la manera de priorizarlos y terminarlos.

Photo by  Andrew Neel  on  Unsplash

Photo by Andrew Neel on Unsplash

Los temas importantes no se determinan tanto en función de la fecha de entrega sino por las consecuencias que se deriven de no hacerlos. Es decir: un tema será importante si no hacerlo supondrá unas consecuencias graves.

Otros ejemplos para clarificar esto:

  • Si dos trabajos tienen consecuencias similares, tendrán igual importancia, aunque el volumen de trabajo o la dificultad en hacerlas sean diferentes.

  • Si dos trabajos tienen consecuencias diferentes, siempre será más urgente el que nos dará más problemas si no lo hacemos.

  • La importancia de una tarea variará si también varían las consecuencias de hacerla o no.

Por lo tanto, podemos llegar a la conclusión de que un trabajo tanto puede ser urgente como importante, urgente pero no importante, importante pero no urgente y ni urgente ni importante.

La gráfica que os adjunto a continuación os puede ayudar a la hora de ordenar vuestra lista de tareas.

urgent o important.jpg

Aplícala y nunca más te quedaran tares importantes o urgente pendientes de hacer porque habrás ordenado correctamente tu lista y habrás empezado a trabajar en orden.