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Herramientas que nos ayudan en la organización de nuestras tareas

Estos días que estamos hablando de cómo organizarnos mejor y ahora que falta poco para empezar un nuevo año y todo son buenos propósitos, me gustaría hablaros un poco de algunas de las herramientas que nos pueden ayudar a organizar-nos, sobre todo en el trabajo.

Está demostrado que recordamos mejor las cosas que escribimos. Y por experiencia propia puedo decir que cuando noto que ya tengo la cabeza demasiado llena de cosas, lo que me va mejor es anotarlo todo en un papel: no tengo que fiarme de mi memoria y estoy más relajada para pensar en lo que tengo que hacer sin miedo a olvidarme de nada. Por eso creo que, si no quieres complicarte mucho la vida pero necesitas poder escribir las tareas a realizar, un planificador semanal es tu mejor opción.

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En general se trata simplemente de una hoja de papel donde hay espacio para los 7 días de la semana (normalmente al sábado y al domingo se le deja un poco menos) para que puedas ir anotando tus trabajos. En el mercado hay de muchos tipos y modelos diferentes, más o menos decorados o con más o menos espacios, no sólo por los días de la semana sino también para anotar cosas muy importantes, direcciones o teléfonos, etc .. Es cuestión de pensar para que lo necesitas y qué uso le quieres dar y así decidirte por uno u otro. Y si no encuentras uno se que se adapte a tus necesidades, te puedes hacer tú mismo siguiendo cualquier tutorial o plantilla de los que hay en Internet.

Una vez elegido es importante que lo tengas muy a mano y a la vista, para no olvidarte de nada y para poder anotar las cosas que vayan surgiendo. Si lo utilizas en el trabajo, el mejor lugar es encima de la mesa.

Otra de las opciones más conocida y la que tradicionalmente se ha utilizado más, es la agenda. Todos tenemos en la cabeza como es: una libreta con un formato igual para cada día donde podemos anotar las tareas a realizar durante todo un año. Al igual que un planificador, antes de comprarla tendrás que pensar el uso que le quieres dar y cómo quieres que sea, ya que por dentro pueden ser bastante diferentes: tener un día a la vista o una semana, que haya espacio para anotaciones o no, que tenga directorio para teléfonos, etc ...

Font: Squarespace

Font: Squarespace

Una vez elegida, lo que es realmente importante y complicado al principio, es acostumbrarse a utilizarla. Algunos hábitos diarios que te pueden ayudar serían:

  • Guárdala siempre en el mismo sitio (cartera o bolso que utilices en el trabajo, por ejemplo) para asegurarte de que no te la dejas. Mientras trabajas, tenla siempre a mano para consultar y / o anotar nuevas cosas.

  • Toma la costumbre de consultar cada día antes de comenzar y al terminar de trabajar para ver qué hacer y revisar qué te ha quedado pendiente.

  • Ten siempre un bolígrafo con la agenda para poder anotar cualquier cosa que pueda surgir, incluso si no estás en tu mesa de trabajo.

Una vez tienes el hábito adquirido, verás como llevarla contigo se te hace imprescindible y ya no la olvidas nunca.

Finalmente os quería hablar de una herramienta que se ha puesto muy de moda últimamente y que también ayuda en la organización: el bullet journal. Básicamente es una agenda completamente personalizada para cada usuario ya que el diseño y la elaboración de las páginas se va haciendo mes a mes y a mano.

Photo by  Estée Janssens  on  Unsplash

Photo by Estée Janssens on Unsplash

Para hacerla, en principio se puede utilizar cualquier tipo de libreta y, aunque hay ciertas indicaciones de qué páginas debe tener y de cómo se utiliza, tiene la ventaja que al final la persona que lo usa lo va haciendo a su medida.

Es ideal para aquella gente que se organiza el trabajo con listas ya que no deja de ser un listado de tareas a realizar en un día concreto y la su posterior revisión. Lo que más me gusta de este sistema es precisamente esta revisión ya que te permite ver qué te queda pendiente de hacer y decidir si sigue siendo un trabajo que tenga que hacerse (en este caso se reubica en el nuevo día que tengamos planeado hacerla), o si ya no es necesario (entonces simplemente la tacharemos sacándola de la lista). Es una buena manera de no olvidarse nada.

El hecho de hacerse en una libreta en blanco también facilita que se pueda utilizar como conjunto de ideas de posibles proyectos, un diario personal de cosas que se hayan hecho y los resultados que se hayan obtenido o que se puede reservar un espacio para otros temas que nos interesen, ya que puedes destinar varias hojas a este propósito.

Hay todo un mundo alrededor del bullet journal: el tipo de libreta, la letra con que se escribe, los colores, el diseño, etc ... y en Internet se pueden ver auténticas obras de arte. Por ello, creo que la gente que quizás no tenemos tanta creatividad o facilidad de dibujar a mano, esta opción se nos hace un poco complicada. Ahora, si con un diseño más sencillo o austero tu bullet journal ya cumple su misión, adelante !!

Por último, nos quedaría todo el apartado de organización digital, pero creo que como que es otro mundo, se merece un post entero por él. Será la próxima semana.

Buena semana !!