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Cinco recomendaciones para mantener los archivos digitales a raya

La semana pasada ya os dije que quería dedicar unos cuantos posts a temas completamente diferentes a los tratados hasta ahora y hoy quisiera hablar de un despropósito que he "sufrido" muchas veces y que tiene muy fácil solución.


 Source:  pixabay.com

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¿Quién no ha tenido un compañero de trabajo que guarda toda (pero toda) su documentación digital en el escritorio del ordenador? ¿Quien no ha sudado buscando un archivo en el ordenador que no ha habido manera de encontrar?

Normalmente cuando nos piden un archivo concreto es siempre para ya, para una reunión que empieza en 2 minutos, para enviar un mail que nos han reclamado urgentemente, ... Y cuando esto sucede, notas que tus niveles de estrés empiezan a subir hasta puntos de peligro cardíaco !!

Por suerte, como he dicho tiene fácil solución: organizando nuestros archivos en carpetas y etiquetarlas por temas.


 Photo by Mike from Pexels

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Cuando no asignamos un lugar para cada cosa aquella cosa se queda desordenada en cualquier espacio de la casa. Pues lo mismo ocurre con los archivos de los ordenadores: cuando no sabemos dónde ponerlos los guardamos en el escritorio, generando un caos importante a la hora de encontrarlos.

Aquí vienen 5 sencillas recomendaciones que te facilitarán el trabajo:

1. Asignar a cada archivo un lugar concreto para saber en todo momento dónde ponerlo, evitando así guardarlo en el escritorio del ordenador. Empieza creando carpetas de las temáticas principales de tus archivos: facturación, albaranes, cartas, informes, fotos, vídeos, incidencias, ... las que sea que habitualmente generes o te envíen.

Posteriormente, dentro de cada carpeta haz sub-carpetas con los años (2018, 2017, 2016, ....) y tira tantos años atrás como documentación tengas que guardar. Si la documentación que vas generando es muy repetitiva, incluso te recomiendo que en la carpeta de años, hagas otra subcarpeta para los meses.

2. Cuando crees o guardes un archivo, ponle siempre un nombre que te facilite identificar qué contiene el archivo e intenta seguir siempre un mismo criterio con la nomenclatura. Evitarás tener que abrir muy archivos para encontrar el que estés buscando. Es muy útil añadir la fecha de creación ya que te puede orientar en la búsqueda.

3. Aplica esta misma estructura y nomenclatura a todos los dispositivos donde almacenes archivos.

4. Crea accesos directos en el escritorio de las carpetas que utilices más a menudo. Si en el escritorio sólo tienes lo más imprescindible, clicando muy pocas veces tendrás el archivo que buscas.

 Photo by Parth Shah from Pexels

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5. En archivos digitales no te puedo decir "Tira" pero sí puedo decir "Borrar" !! Todo lo que no tengas que utilizar, que ya no sirva, borradores de informes, fotos malas o duplicadas, .... se puede borrar. Aunque hoy en día hay dispositivos con gran capacidad de almacenamiento, cuantas más cosas tengas más difícil te será encontrar lo que buscas. Por lo tanto, borra todo lo que ya no necesites.

No es necesario decir que todas estas recomendaciones también son aplicables a los teléfonos móviles y a los buzones de correo electrónico, las otras dos grandes fuentes de generación de archivos.

 Photo by rawpixel.com from Pexels

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En el primer caso, evita tener las aplicaciones en el escritorio del móvil y crea carpetas según las temáticas de estas (redes sociales, imagen, deporte, noticias, ...).

En cuanto a los buzones de correo, haz carpetas en función de los remitentes de los emails o de las temáticas que se toquen y escribe siempre un "asunto" del email que posteriormente te sea fácil de identificar por si lo necesitas.

Y en ambos casos, y como siempre, no acumules e intenta borrar todo lo que te llegue que no tengas que utilizar o que ya no necesites.

Si te paras a pensar, organizarse, ya sea un armario o un ordenador, siempre sigue los mismos pasos: mira que tienes, decide con qué te quedas y guarda de manera organizada!