Seis propuestas para agilizar las reuniones

Después de muchas semanas hablando de cómo evitar el desorden y los cambios de armario, me gustaría hablar de temas más relacionados a cómo nos organizamos en nuestro día a día.

Y para demostrar que el orden y la organización no sólo son un tema doméstico, iremos hacia el despacho, donde por la experiencia que tengo, falta muuuucha organización.

 Photo by rawpixel.com from Pexels

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Si hay algo común prácticamente en todos los trabajos, son las reuniones. Aunque hablar en equipo de según qué temas y ponerlos en común es muy necesario, muchas veces se abusa del número de reuniones que se convocan y al final, todos los temas que se tratan no se pueden materializar porque estamos tanto rato reunidos que no nos queda tiempo para nada más.

Pensad que tener mucha gente "inmovilizada" en una reunión también supone un coste para la empresa ya que mientras están allí (muchas veces sin saber exactamente porque) no están haciendo otra cosa.

Si a pesar de ello las reuniones son inevitables, aquí os recomiendo algunas acciones que podéis hacer para agilizar al máximo y hacerlas productivas:

1. En el momento de convocar la reunión, pensad muy bien quien tiene que asistir para que gente que quizás no sería necesario que fuera no malgaste su tiempo. Fijar una hora de inicio y de fin de la reunión (y respetarlas !!) para facilitar que los asistentes se puedan organizar el resto de tareas del día, demostrando respeto hacia sus agendas.

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2. Tener siempre un orden del día de las cuestiones que se tratarán. Aseguraos que son temas que realmente hay que hablar con todo el equipo y especificar muy bien qué aspectos tocará cada punto y con qué objetivo. Así podremos evitar hablar de otros que quizás no hay que tratar en esa reunión concreta y lograremos que la gente convocada pueda prepararse con antelación los temas por los que se les ha convocado.

3. Asignar un tiempo concreto aproximado a cada punto del orden del día (10, 15, 30 .... min) según el tema y su importancia.

4. En el momento de fijar el orden del día, priorizar. Si ya se calcula (según el tiempo asignado a cada punto) que la reunión superará las dos horas, pasar los puntos que pueden esperar a la próxima reunión. No es que haya un tiempo establecido de lo que deben durar las reuniones, pero cuando ya se pasa de las dos horas, la concentración de la gente empieza a bajar y, por tanto, la productividad de la reunión disminuye.

5. La figura del moderador es muy necesaria en las reuniones. Es la persona que redirige las conversaciones si éstas se alejan del punto del orden del día o si se pasan de tiempo. Tener un cronómetro / reloj visible para todos sería una buena manera de que la gente se ajuste al tiempo que tenga adjudicado para su tema.

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6. Antes de finalizar la reunión es importante recapitular sobre los temas tratados y los acuerdos a los que se haya llegado, repartir tareas y responsabilidades derivadas de estos acuerdos y fijar la fecha límite para tener los temas resueltos. Todo esto ha de quedar anotado en el acta de la reunión.

Seguir estos puntos básicos debería hacer más ágiles y productivas las reuniones, lo cual mejoraría la productividad de los trabajadores ya que no las verían como encuentros improductivos sino como reuniones con temas concretos y específicos a tratar.